Sinds we hybride zijn gaan werken, hebben de meeste bedrijven een flinke digitale transformatie doorgemaakt. Voor steeds meer processen worden nu slimme, digitale oplossingen ingezet, behalve voor contractbeheer. Als er een handtekening gezet moet worden, grijpen we nog altijd ouderwets naar pen en papier. Dit kost bedrijven onnodig veel tijd en werk, terwijl er een simpel, digitaal alternatief voor bestaat: digitaal contractbeheer.
In dit artikel geven we je antwoord op de vijf meest gestelde vragen over digitale contracten.
1. Wat is digitaal contractbeheer?
Digitaal contractbeheer is veel meer dan alleen een digitale handtekening zetten, het is een oplossing die het hele proces, van het opstellen van het contract tot de opslag van het document, digitaliseert en verbetert. Digitaal contractbeheer wordt ook wel contract lifecycle management (CLM) genoemd en helpt bedrijven het contractproces kosteneffectiever en efficiënter te maken.
Met CLM kan je het opstellen van documenten, de onderhandelingsfase en de eigenlijke ondertekening, de integratie met bestaande registratiesystemen en de opslag van het document beter structureren en soms zelfs automatiseren zodat je niet meer met een papieren én een digitale administratie komt te zitten. Ook biedt het bedrijven de mogelijkheid analyses en vergelijkingen met andere contracten te maken. Een stuk minder ingewikkeld en tijdrovend dus.
2. Is een digitale handtekening wel rechtsgeldig?
Ja, een gekwalificeerde elektronische handtekening, die een extra stap authenticatie vereist, wordt wettelijk erkend als het equivalent van een normale handtekening en kun je zelfs gebruiken voor koopovereenkomsten en contracten. Een elektronische handtekening moet voldoen aan de regels in de eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) om rechtsgeldig te zijn. De eIDAS is een EU-wet die toezicht houdt op elektronische identificatie-diensten voor elektronische transacties en die een identiteitsverificatie vereist van de ondertekenaar. De eSignature van DocuSign is zo’n gekwalificeerde elektronische handtekening die voldoet aan de eisen van eIDAS.
3. Wat zijn de voordelen van digitaal contractbeheer?
Digitaal contractmanagement biedt een hoop voordelen. Het is sneller, goedkoper en efficiënter: de beste CLM-oplossingen maken gebruik van workflowautomatisering, waarmee je als bedrijf geautomatiseerde workflows kan bouwen op basis van verschillende contracttypes waar je mee te maken hebt.
Daarnaast kan je met een goed CLM automatische nieuwe workflows in werking zetten op basis van de fase waarin het contract zich bevindt. Bijvoorbeeld, je krijgt automatisch een herinnering wanneer er een handeling is uitgevoerd rondom het contract of als je zelf actie moet ondernemen. Dit neemt onnodige vertraging in het contractproces weg, want vergeten te tekenen zit er niet meer in.
4. Hoe veilig is digitaal contractbeheer?
Een elektronische handtekening is in veel gevallen veiliger dan een handtekening op papier. Een elektronische handtekening bevat altijd een audit trail dat als bewijs dient van de transactie. De audit trail omvat de geschiedenis van de acties die met het document zijn ondernomen, inclusief wanneer het is geopend, bekeken en ondertekend. Als een van de ondertekenaars zou claimen dat het niet zijn of haar handtekening is, of als er vragen zijn over de transactie, dan is het met behulp van het audit trail makkelijk om te checken of dit klopt of niet.
Daarnaast bevat een digitale handtekening altijd een gedetailleerde certificaat van voltooiing waarin je specifieke details kunt vinden over de ondertekenaar. Bijvoorbeeld de melding dat de ondertekenaar heeft ingestemd met het gebruik van de elektronische handtekening, de handtekening zelf, tijdstempels, het IP-adres van de ondertekenaar en andere identificerende informatie. Alle documenten worden digitaal verzegeld met behulp van Public Key Infrastructure (PKI), een technologie die aangeeft dat de elektronische handtekening geldig is en dat er sinds de datum van ondertekening niet met het document is geknoeid.
5. Hoe zet je digitaal contractbeheer op in jouw bedrijf?
Met digitaal contractbeheer breng je verschillende processen samen op één platform. Op die manier kunnen jij en je collega’s niet alleen eenvoudig en snel gericht zoeken naar dat specifiek document, de naam van die ene klant of de gegevens van een werknemer, maar het ontneemt je als team ook enorme veel werk. Daarnaast hoeft dit helemaal niet veel te kosten. DocuSign heeft bijvoorbeeld 350 integratiemodules die rechtstreeks aansluiten op elke CRM- of bedrijfsproductiviteitsoplossing en is recent DocuSign Gen voor Salesforce geïntroduceerd. Met deze toepassing kunnen jij en je medewerkers met slechts een paar keer klikken automatisch professionele overeenkomsten opstellen. Zo bespaar je tijd en worden fouten voorkomen.